Libor Kubín Viime aikoina on puhuttu paljon GTD-menetelmästä - Getting Things Done, joka auttaa ihmisiä olemaan tuottavampia, hallitsemaan työ- ja yksityiselämäänsä. Ensimmäinen tätä menetelmää käsittelevä konferenssi pidetään 27. huhtikuuta Tšekin tasavallassa, ja Jablíčkař.cz kutsui haastatteluun yhden kuuluisimmista. Lukáš Gregor, opettaja, toimittaja, bloggaaja ja myös GTD-luennoitsija.
Tervehdys, Lukas. Sanotaan vaikka, etten ole koskaan kuullut GTD:stä. Voitko kertoa meille, maallikoille, mistä tässä on kyse?
Getting Things Done -menetelmä on työkalu, jonka avulla voimme olla paljon tuottavampia. Se perustuu siihen tosiasiaan, että huolimatta siitä, että aivot ovat kiehtova elin, niillä on tiettyjä rajoituksia, joita me itse boikotoimme (tai emme ole tietoisia). Esimerkiksi tulvimalla tai pikemminkin kitkemällä sitä täysin käsittämättömistä syistä. Sellaisessa tilassa sitä tuskin voi hyödyntää täyttä potentiaaliaan luovissa prosesseissa, ajattelussa, oppimisessa, eikä se voi edes levätä täysillä. Jos autamme päämme painolasti (tarkoittaa: asioista, joita meidän ei todellakaan tarvitse kantaa päässämme), otamme ensimmäisen askeleen ollakseen tehokkaita.
Ja GTD-menetelmä tarjoaa opastusta vain muutamalla askeleella päästäksesi siihen rauhalliseen ja keskittymiskykyyn. Kuinka tyhjentää pääsi torkkutoiminnolla kohteita ns. postilaatikkoon ja miten kaikki projektisi ja "tehtäväsi", olivatpa sitten henkilökohtaiset tai työhön liittyvät, järjestetään selkeään järjestelmään.
Kenelle menetelmä on tarkoitettu, ketä se voi auttaa?
Suustani tulee vettä, että se sopii jokaiselle, siinä on haittapuolensa. Jos tarkastelen asiaa erilaisten töiden kautta, ne, jotka ovat olennaisesti akuutteja ja ympäristöön reagoivia (esim. palomiehet, lääkärit, mutta myös erilainen tekninen tuki, puhelimet...) voivat käyttää vain niitä. murto-osa menetelmästä tai yksinkertaisesti he käyttävät menetelmää henkilökohtaiseen kehitykseensä, henkilökohtaiseen tasoonsa. Eikä se myöskään ole kaikille sopiva menetelmä, koska on ihmisiä, joiden mielestä mikä tahansa järjestys, systematisointi on kauhistuttavaa tai yksinkertaisesti lamaannuttaa heidät jopa enemmän kuin kaaos.
Ja itse asiassa vielä yksi kategoria – se ei todellakaan ole niille, jotka omalla heikolla tahdolla sovittavat kaikki vaikeutensa menetelmään, ajatellen, että se auttaa heitä yksinään, ehkä jopa onnellisempaan elämään...
Kaikki muut ihmisryhmät voivat aloittaa GTD:llä.
Onko muita vastaavia menetelmiä? Jos on, miten vertaisit niitä GTD:hen?
GTD:tä on demystifioitava jonkin verran. Syventymättä tuottavuusnäkökohtien historiaan, ajanhallintaongelmia on ymmärrettävästi yritetty ratkaista jo pitkään (kyllä, jo antiikin Kreikassa). Vaikka GTD ei suoraan liity tähän, se ei myöskään ole mikään uusi ihme, lääke, jonka David Allen olisi keksinyt yllättäen kiihkeillä kokeiluilla laboratorio. Menetelmä sisältää enemmän maalaisjärkeä kuin kokeilua, uskaltaisin jopa harhaoppisen sanoa sen etiketin menetelmä se vahingoittaa häntä jollain tavalla, ja korostan juuri tätä näkökohtaa Työkalut a looginen vaiheiden järjestys, joka voi auttaa.
Ehdotan vain, että vastaavia on varmasti olemassa menetelmiä, lähestymistapoja, jotka puhuvat "velvoitteiden" selvittämisestä mahdollisimman hyvin, joillakin on sellaisia menetelmiä lukematta niitä mistään, he vain ajattelevat sitä. (Muuten, naiset johtavat tähän suuntaan.) Mutta jos löytäisin jonkun muun suoraan työkalu, joka koskee suoraan GTD:tä, se olisi varmasti ZTD-menetelmä (Zen To Done, käännettynä Zen ja tehty täällä). Se on sopiva ratkaisu, jos henkilö on jo haistanut GTD:n ja alkanut ratkaista tehtävien priorisointiongelmaa, koska Leo Babauta yhdisti GTD:n Stephen Coveyn lähestymistapaan ja muotoili kaiken niin, että se oli yksinkertaista. Tai sopiva ratkaisu, jos hän ei halua ratkaista GTD:tä, hän ei edes halua lukea Coveyta, hän on enemmän freelancer, minimalistinen olento.
Joten mikä on ensimmäinen askel matkalla kohti GTD:tä, jos ymmärrän, että haluan tehdä jotain aikani ja tehtävilläni?
Suosittelen aina aloittelijoille vähintään kaksi, kolme tuntia usein täydellisen mielenrauhan saavuttamiseksi. Soita hyvää musiikkia, avaa ehkä viinipullo. Ota paperiarkki ja kirjoita ne kaikki siihen joko luettelomerkein tai ajatuskartan avulla hankkeita, jonka parissa he työskentelevät parhaillaan. Ota kaikki irti päästäsi. Ehkä myös ns. kiinnostuksen kohteet (= roolit), joita käytän mielelläni esim. työntekijä, aviomies, isä, urheilija... ja yksittäiset projektit tai ryhmät/tehtävälistat, auttavat.
Miksi tämä kaikki? Loppujen lopuksi, kun saat nämä perusasiat pois päästäsi, voit alkaa harjoitella GTD:tä. Aloita viivyttäminen, tallenna saapuva ärsyke ja liitä se projektiin, jonka olet jo merkinnyt lajittelussa.
Mutta kysymys sisälsi myös tee jotain aikasi. Tähän suuntaan GTD ei ole aivan sopivin, tai hän luo taustan, perustan, mutta kyse ei ole suunnittelusta. Tässä suosittelen kirjan hankkimista Tärkeintä ensin, tai yksinkertaisesti pysähtyä, vetää henkeä ja miettiä missä olen juuri nyt, minne haluan mennä, mitä teen sen eteen... Se on pikemminkin toista keskustelua varten, mutta GTD antaa ihmisen pysähtyä ja ottaa hengenvetoon.
Mitä tarvitsen käyttääkseni GTD:tä? Pitääkö minun ostaa työkaluja? Mitä suosittelisit?
Menetelmässä on tietysti ensisijaisesti kyse oikeista tavoista, mutta en aliarvioi työkalun valintaa, sillä se vaikuttaa myös siihen, kuinka hyvin tulemme toimeen menetelmän kanssa. Varsinkin alussa, kun olet vasta rakentamassa luottamustasi menetelmään, hyvä työkalu on erittäin tärkeä. Voisin suositella jotain erikoissovellusta, mutta olisin varovaisempi. Aloittelijoille minulla on hyvä kokemus Wunderlististä, joka on enemmän hienostunut "tehtävälista", mutta joitain toimenpiteitä voi jo kokeilla ja oppia siinä.
Mutta jotkut pitävät paperiratkaisusta paljon mukavampaa, jossa on viehätyksensä, mutta myös rajansa, se ei todellakaan ole yhtä joustava tehtävien etsimisessä ja suodatuksessa.
Miksi menetelmässä on enemmän ohjelmistosovelluksia Applelle kuin Windowsille? Ilmeneekö tämä tosiasia mitenkään menetelmästä kiinnostuneiden keskuudessa?
Windows-tarjous ei ole pieni, mutta se on enimmäkseen olemassa olevia työkaluja sen sijaan, että niitä käytetään. GTD-sovellusten yleisyys Apple-alustalle voidaan johtaa myös menetelmällä työskentelevistä ryhmistä - melko usein he ovat freelancereita tai IT-alan ihmisiä. Ja jos astumme yritysmaailmaan, on mahdollista käyttää Outlookia suoraan GTD:lle.
Onko eroa GTD:n käyttämisessä opiskelijoille, IT-johtajille, kotona oleville äideille tai jopa eläkeläisille?
Ei periaatteessa. Ainoastaan projektit ovat erilaisia, toisilla vallitsee tarkempi jako yksittäisiin vaiheisiin, toisilla taas rutiinien kanssa työskentely. Tämä on juuri GTD:n vahvuus, sen universaalisuus.
Mikä tekee GTD-menetelmästä niin ainutlaatuisen, että se saa uusia ja uusia faneja?
Vastaan tähän osittain aikaisempien kysymysten vastauksissa. GTD perustuu maalaisjärkeen, kunnioittaa aivojen toimintaa (ja rajoituksia), edustaa asioiden organisointimenettelyä, eikä tämän tarvitse olla pelkästään tehtäviä, vaan myös toimiston tai työpajan järjestelyjä. Se on universaali ja voi varmasti auttaa pian istutuksen jälkeen, mikä on mielestäni suuri etu. Tulokset ovat konkreettisia ja välittömiä, mitä ihminen tarvitsee. Lisäksi voit aloittaa työskentelyn sen kanssa vaikka lehdistökauden aikana. Jos aiot alkaa miettimään tehtävääsi, se olisi todella vaikeaa polttavien määräaikojen joukossa.
Olisin vain varovainen tämän sanan kanssa ainutlaatuinen, pidän sitä mieluummin hänen vahvuuksinaan. Olipa se ainutlaatuinen, jätän sen kiinnostuneille. Minulle sopii, että GTD tuli minulle juuri silloin, kun sitä tarvitsin, auttoi minua, ja siksi levitin sitä edelleen.
Miltä GTD näyttää Tšekin ulkopuolella? Millainen tilanne on alkuperämaassaan Yhdysvalloissa?
Voin vain sanoa, että levinneisyys ja tietoisuus näyttää olevan suurempi lännessä kuin täällä. Mutta en erityisemmin noudata sitä, minulla ei ole juurikaan syytä siihen. Minulle oma kokemukseni ja minuun yhteyttä ottaneiden, sivustoa lukevien kokemus ovat tärkeitä mitvsehotovo.cz, tai jotka käyvät koulutuksissani. Luen ja selailen erikoisblogeja ulkomailta, mutta GTD:n tilan kartoittaminen maailmassa on tällä hetkellä tarpeeni ulkopuolella oleva alue.
Toisaalta, millainen GTD-fanien yhteisö on Tšekin tasavallassa?
Huomasin eläväni hieman vääristyneessä todellisuudessa. Useiden GTD-käyttäjien ympäröimänä sain hetkeksi vaikutelman, että se oli jotain niin tuttua! Mutta hei, suurin osa ympäröivästä maailmasta ei ole koskaan kuullut GTD:stä ja voi parhaimmillaan käyttää vain sanaa ajanhallinta.
Ja sitten on myös outo ryhmä ihmisiä, jotka ajattelevat, että GTD:stä tehdään uskonto, mutta en todellakaan tiedä mistä se tunne tulee. Koska joku käyttää sitä jakaa kokemuksiaan tai etsii vinkkejä ja neuvoja muilta?
GTD-fanien yhteisön laajuutta Tšekin tasavallassa ei voi yliarvioida. 376 vastaajaa vastasi erikoiskyselyyn, joka syntyi osana diplomityötä, mikä yllätti meidät iloisesti. Mítvšehotovo.cz-sivustolla vierailee noin 12 tuhatta henkilöä viikossa, mutta sivusto on käsitteellisesti laajentunut kattamaan muita henkilökohtaisen kehityksen osa-alueita, joten tätä lukua ei voida pitää vastauksena GTD:tä kohtaan Tšekin tasavallassa.
Osallistut järjestötoimintaan Ensimmäinen GTD-konferenssi täällä. Miksi konferenssi perustettiin?
Näen konferensseille enimmäkseen kaksi perusmotivaatioimpulssia: a) mahdollistaa tietyn yhteisön kohtaaminen, rikastuttaa toisiaan, b) vetää puoleensa merkitsemättömiä, sen piirin ulkopuolelta olevia ihmisiä ja laajentaa heidän näkökenttäään jollain, ehkä jopa kouluttaa...
Saako konferenssiin tulla aloittelija tai täydellinen maallikko GTD:stä? Eikö hän tunne olevansa eksyksissä siellä?
Päinvastoin, uskon, että tämä konferenssi toivotti tervetulleeksi aloittelijat tai tietämättömät. Tavoitteemme ei ole - kuten jotkut syyttävät - vahvistumisesta GTD:n kultti, vaan puhua tuottavuudesta ja tehokkuudesta, löytää tapoja saada asiat järjestykseen, tasapainottaa työ ja yksityiselämä jne. Ja tätä varten tarvitaan niiden näkemys, jotka eivät ole koskaan kuulleet mistään menetelmistä tai etsivät niitä edelleen. Muuten - olen edelleen etsijä, vaikka harjoittelenkin GTD:tä.
Yritä houkutella lukijamme konferenssiin. Miksi heidän pitäisi käydä hänen luonaan?
Intuitioni kertoo minulle, että kaikki tehdään erittäin miellyttävässä ilmapiirissä. Ympäristö on kaunis, sitä järjestävät ihmiset ovat inhimillisesti lähellä minua, kutsutut luennoitsijat ja vieraat ovat laadukkaita, heidän mielestään pitäisi olla erinomaisia virvokkeita ja ruokaa... No, mielestäni siitä tulee yksinkertaisesti erinomainen päivä!
Mitä sanoisit ihmisille, jotka eivät pysy työelämän tehtävien perässä ja haluaisivat pientä järjestystä myös yksityiselämäänsä?
Alfa ja omega ovat sen lahjan arvokkuuden ymmärtäminen, jonka olemme saaneet ja jonka saamme edelleen, jokaisen heräämisen yhteydessä uuteen päivään. Sitä me olemme, että elämme. Elämme tietyssä tilassa ja tietyssä ajassa. Ja juuri tuo aika on määrä, jossa on niin paljon tuntemattomia, että meidän pitäisi katsoa sitä paljon enemmän. Voimme säästää rahaa, voimme myös lainata sitä joltakin, aika yksinkertaisesti kuluu, riippumatta siitä, kuinka paljon ajattelemme sitä. Olisi hienoa, jos olisimme kiitollisia hänestä ja arvostaisimme häntä. Vain silloin järjestäminen ja suunnittelu voi olla järkevää ja todella tehokasta.
Jos haluat oppia lisää GTD-menetelmästä, voit tulla katsomaan 1. GTD-konferenssia Tšekin tasavallassa, jossa on koko joukko tämän menetelmän alan parhaita puhujia ja luennoitsijoita. Konferenssin verkkosivut ja ilmoittautumismahdollisuus löytyvät alta tämän linkin kautta.
Lukas, kiitos haastattelusta.
