Jiří Filip Kaupallinen viesti: Pienyritysten johtamisjärjestelmien tarjonta tällä hetkellä markkinoilla on todella laaja. Samaan aikaan oikean ohjelmiston valinta on todella tärkeä päätös. Eihän se parissa viikossa halua todeta, että teit väärän valinnan, vaihtaa toiseen sovellukseen ja kouluttaa koko tiimiä alusta alkaen. Joten miten navigoit ruuhkaisilla markkinoilla ja valitset ohjelmistot, jotka kasvavat kanssasi samalla kun pysyt ajan tasalla uusimpien trendien kanssa?
Tutustu vinkkeihimme kuinka valita paras järjestelmä yrityksellesi ja mitä vaatimuksia tietoohjelmistojen tulee täyttää.
Miksi käyttää pienyritysten hallintajärjestelmää?
On monia syitä, miksi yrityksen pitäisi käyttää yritysohjelmistoja. Ei vain suurissa yrityksissä, joissa on itsestäänselvyys ylläpitää organisaatiota koko yrityksen ja kaikkien tiimien kesken. Mutta myös pienille yrityksille, joissa tällainen liikkeenjohdon työkalu voi olla tehokas työkalu yritysprosessien parantamiseen. Tämä johtaa yrityksen kilpailukyvyn ja menestyksen kasvuun pitkällä aikavälillä.
Ehkä olet tilanteessa, jossa yritykselläsi on jo käytössä joitain työkaluja... yksi laskutukseen, toinen viestintään, hallitset kassavirtaa Excelissä, toisessa Excelissä sinulla on asiakasluettelo, kalenteri, tiliotteet ja loput paperilla . Jos tämä ratkaisu tuntuu sinusta hieman kaoottiselta, etsi kattavampi järjestelmä, joka kattaa suurimman osan liikkeenjohdon tarpeistasi yhdestä paikasta.
Tärkeimmät syyt, miksi jopa pienten yritysten tulisi ottaa käyttöön yritysjohtamisjärjestelmä:
- Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen: Tehokas yrityksen tietojärjestelmä mahdollistaa prosessien automatisoinnin, virheiden vähentämisen manuaalisessa tietojen syöttämisessä tai kopioinnissa ja merkittäviä ajansäästöjä. Tämä parantaa työntekijöiden tehokkuutta ja tuottavuutta ja lisää yrityksen suorituskykyä.
- Parempi ajanhallinta: Liiketoiminnan hallintajärjestelmä helpottaa ajan, tehtävien ja projektien suunnittelua ja organisointia, jolloin työntekijät voivat keskittyä enemmän työhönsä ja vähentää stressiä.
- Tehokkaampi tiedon jakaminen ja hallinta: Johdon tietojärjestelmä auttaa tietojen ja tietojen hallinnassa ja mahdollistaa tiedon paremman saatavuuden ja jakamisen eri osastojen ja työntekijöiden välillä. Tämä parantaa työntekijöiden välistä yhteistyötä, ja sinulla on kaikki tärkeät asiakirjat yhdessä paikassa, joten sinun ei tarvitse enää kiihkeästi etsiä papereita.
- Tarkempi ja nopeampi päätöksenteko: Yrityksen johtamisjärjestelmä tarjoaa reaaliaikaista tietoa yrityksen hankkeiden ja toimintojen tilasta, mikä mahdollistaa nopeamman ja tietoisemman päätöksenteon.
- Kustannusten alennus:Pienyritysten tietojärjestelmä mahdollistaa paremman tulojen ja menojen suunnittelun ja hallinnan sekä auttaa tunnistamaan alueet, joilla kustannuksia voidaan vähentää.
Mitä toimintoja yrityksen johtamisjärjestelmästä kannattaa etsiä?
Automaatio
Liiketoiminnan hallintajärjestelmän tulisi mahdollistaa toistuvien prosessien tai yksinkertaisten toimintojen automatisointi virheiden ja ajanhukan minimoimiseksi toistuviin tehtäviin. Automaatio voi sisältää esimerkiksi toistuvan laskutuksen, maksumuistutukset, automaattisen sähköpostin lähettämisen, raporttien luomisen tai luoda tehtäviä tai projekteja malleista. Tällä tavoin voidaan vähentää työntekijöiden taakkaa, vähentää virheitä ja parantaa työn tehokkuutta.
Pilvitietojen tallennus
Pilvitietovaraston käyttö mahdollistaa helpomman ja turvallisemman tiedonjaon yrityksen sisällä, kaikki on selkeästi yhdestä paikasta. Se mahdollistaa myös pääsyn tietoihin mistä tahansa ja milloin tahansa, mikä lisää työn tehokkuutta ja mahdollistaa nopean tiedonvaihdon. Pilvitietovarastointia arvostavat myös kaikki yritykset, joissa tiimin jäsenet työskentelevät esimerkiksi kotitoimistosta käsin.
Tehtävien hallinta
Liiketoiminnan hallintaohjelmiston tulisi mahdollistaa tehtävien ja niiden määräaikojen helppo seuranta ja hallinta. Tämä voi sisältää esimerkiksi tehtävien ajoituksen ja osoittamisen, tehtävien valmistumisen tilan seuraamisen ja muistutuksen odottavista tehtävistä. Tämän ansiosta tiimin jäsenet voivat jakaa työtä tehokkaammin, valvoa työtaakkaa ja suorittaa kaikki määrätyt tehtävät ajallaan.
Projektinhallinta
Yrityksen johtamisjärjestelmän tulee mahdollistaa tehokas projektinhallinta, mukaan lukien suunnittelu, koordinointi ja projektin edistymisen seuranta. Tämä sisältää esimerkiksi budjetin suunnittelun, hankkeiden tehokkuuden ja kannattavuuden. Tällaisen järjestelmän avulla yritys voi paremmin hallita projektejaan ja saavuttaa parempia tuloksia ja voittoja.
Ihannetapauksessa valitun työkalun tulisi tarjota useita vaihtoehtoja projektien graafiseen esittämiseen, kuten Kanban-taulut, Gantt-kaaviot tai taulukkokatsaukset projektien, budjettien, tehtävien, tilan ja edistymisen selkeää visualisointia varten.
CRM
Yritysohjelmistojen tulee sisältää myös asiakassuhteiden hallinnan (CRM) työkaluja. Näin yritys voi kommunikoida tehokkaammin asiakkaiden kanssa ja hallita paremmin heidän tarpeitaan.
Jos järjestelmän avulla voit kohdistaa CRM:n muihin prosesseihin, kuten projektinhallintaan, laskutukseen, sopimusten hallintaan tai kassavirran suunnitteluun, yhdellä liikkeenjohtoalustalla, voit nähdä asiakkaasi 360°:n näkökulmasta.
Työntekijöiden työtaakan hallinta
Työntekijöiden työtaakan hallintatoiminto auttaa sinua jakamaan työn tehokkaammin yksittäisten tiimin jäsenten kesken ja saavuttamaan siten heidän optimaalisen työmääränsä. Yritystietojärjestelmän tulee mahdollistaa ajan ja tehtävien suunnittelu siten, että ne jakautuvat oikeudenmukaisesti ja että työntekijät ovat riittävästi kuormitettuja kykyjensä ja työsuorituksensa mukaisesti. Samalla sen pitäisi olla järjestelmä pystyy valvomaan kuormitusta ja tarvittaessa tarjota sopiva ratkaisu, esimerkiksi jakamalla tehtäviä uudelleen tai lisäämällä henkilöstön määrää tietyssä tiimissä. Se mahdollistaa tuottavuuden ja työntekijöiden tyytyväisyyden lisäämisen, joka edistää yrityksen pitkän aikavälin menestystä.
Vinkkejä parhaan ohjelmiston valitsemiseen pienille yrityksille
Kun valitset pienyritysohjelmistoja, on tärkeää tunnistaa tarpeesi ja harkita budjettiasi.
Ota huomioon myös ohjelmiston helppokäyttöisyys ja helppokäyttöisyys, kyky integroida muihin järjestelmiin ja ohjelmistoihin, mobiilisovellus ja ominaisuuksien monimutkaisuus.
1. Tunnista tarpeesi:
Ennen kuin aloitat oikean ohjelmiston etsimisen, mieti, mitä toimintoja ja ominaisuuksia tarvitset yrityksesi hallintaan.
Muista, että jotkut ohjelmistot tarjoavat erikoisominaisuuksia tietyille toimialoille, kun taas toiset ovat universaaleja ja niitä voidaan mukauttaa eri toimialojen tarpeisiin.
2. Ohjelmiston asennuksen ja käytön helppous:
Mieti, kuinka nopeasti voit ottaa käyttöön uusia ohjelmistoja yritykseesi ja kuinka helppoa se on käyttää.
Ohjelmistojen löytäminen intuitiivisella käyttöliittymällä ja helpolla asennuksella voi säästää aikaa ja minimoida työntekijöiden koulutuksen. Ihannetapauksessa ohjelmistossa on online-opetusohjelmia ja koulutusvideoita, jotka auttavat sinua koulutuksessa, tai tarjoaa konsultaatioita, joissa voit konsultoida järjestelmän käyttöönottoa yrityksessäsi.
3. Ratkaisut taloushallinnon toiminnallisuudella:
Edistyneempi ohjelmistoratkaisu taloushallinnon toiminnallisuudella voi auttaa pienyrityksiä seuraamaan ja hallitsemaan taloustoimia. Tämä antaa sinulle yleiskatsauksen tuloista ja menoista tällä hetkellä ja lähitulevaisuudessa tai budjettien täyttymisestä. Voit ennakoida tulevien kuukausien kassavirran kehitystä, projektien kannattavuutta ja heikkoja kohtia, joissa rahaa vuotaa tarpeettomasti yrityksessä.
4. Mahdollisuus integroida muihin järjestelmiin ja ohjelmistoihin:
Mieti, mitä muita ohjelmia käytät ja onko uusi ohjelmisto yhteensopiva ja helposti integroitavissa muihin järjestelmiin. Helppokäyttöinen ohjelmoitava käyttöliittymä (API) on siis avainasemassa. Make on myös suosittu integraatioalusta, joka mahdollistaa edistyneen integroinnin ja automatisoinnin.
Tietojen tuonti- ja vientiominaisuuksilla varustettujen ohjelmistojen etsiminen voi helpottaa työtäsi ja minimoida manuaalisen tietojen syöttämisen.
5. Harkitse budjettiasi:
Kun valitset ohjelmistoja, harkitse budjettiasi ja yritä löytää tarpeitasi vastaava ja yrityksellesi edullinen ratkaisu.
Ole varovainen vertaillessasi tarjouksia ja harkitse, ovatko lisäominaisuudet korkeamman hinnan arvoisia. Ilmaisen kokeiluversion pitäisi olla itsestäänselvyys.
6. Mobiilisovellus sisältää:
Liiketoiminnanhallintajärjestelmän mobiiliversion saatavuus mahdollistaa sinun ja työntekijäsi pysymisen yhteydessä ja reagoivan tien päällä nykyisestä sijainnista ja laitteista riippumatta. Tämä on erityisen tärkeää hybridi- ja etätiimien ja -toimintojen hallinnassa.
Muista, että mobiilisovelluksen tulee olla helppokäyttöinen ja saatavilla eri käyttöjärjestelmissä.
7. Kattavat raportointitoiminnot:
Ohjelmistoratkaisu kattavilla raportointitoiminnoilla voi auttaa pienyrityksiä seuraamaan ja analysoimaan yrityksesi suorituskykyä, seuraamaan toimintojesi, projektiesi ja kampanjoidesi tehokkuutta, jotta voit reagoida joustavasti esiin nouseviin tilanteisiin.
Ihannetapauksessa sinun yrityksen ohjelmisto antaa arvokasta tietoa taloudellisesta tuloksestasi, projektien ja tehtävien edistyminen, henkilöstön kapasiteetti ja käyttöaste ja paljon muuta. Lisäksi edistyneen ratkaisun avulla voit luoda omia graafisia raportteja ja asettaa erilaisia kriteerejä tietojen yhdistämiselle ja lajittelulle.
8. Komponenttien viestintätoiminto:
Ohjelmistojen etsiminen viestintäominaisuuksilla, kuten chat-työkaluilla tai tiedostojen jakamisella, voi auttaa yrityksiä hallitsemaan sisäistä viestintää tehokkaasti.
Myös muiden viestintätyökalujen, kuten videopuheluiden, kanssa integroitavien ohjelmistojen etsiminen voi helpottaa tiimityötä.
Oletko jo valittu?
Pienyritysten omistajina meillä on paljon tekemistä, eikä kaikkea ole useinkaan helppoa yhdistää. Oikea ohjelmistoratkaisu yrityksesi hallintaan voi antaa sinulle suuren edun kilpailijoihin nähden. Yhtäkkiä saat yleiskatsauksen - tilauksista ja tehtävistä ja niiden määräajoista, asiakkaista ja yhteydenpidosta heidän kanssaan, kassavirrasta ja yksittäisten tiimin jäsenten työtaakasta. Säästät paljon aikaa, joka kuluu toistuviin tehtäviin, joiden lisäarvo on vähäinen. Sen sijaan voit keskittää energiasi innovaatioihin ja ratkaisuihin, jotka vievät liiketoimintaasi eteenpäin.
Kirjoittaja: Caflou - Kaikki yhdessä johtamisjärjestelmä pienille ja keskisuurille yrityksille
Caflou auttaa sinua hallitsemaan tehokkaasti koko yritystä ja sen taloutta. Sen avulla voit seurata kassavirtaa ja ennustaa sen tulevaa kehitystä. Pääset eroon rutiinityöstä, vähennät virhetasoa, parannat tiimityötä ja lisäät yrityksen suorituskykyä. Kaikki yhdessä paikassa. Mistä tahansa ja edulliseen hintaan.
