Ondrej Holzman Monien mielestä sähköposti on vanhentunut tapa kommunikoida, mutta kukaan ei pääse siitä eroon ja käyttää sitä päivittäin. Ongelma ei kuitenkaan välttämättä ole sähköpostissa sellaisenaan, vaikka monet ovat varmasti eri mieltä, vaan tavassamme käyttää ja hallita sitä. Olen käyttänyt Mailbox-sovellusta yli kuukauden ja voin sanoa ilman kidutusta: sähköpostin käytöstä on tullut paljon miellyttävämpää ja ennen kaikkea tehokkaampaa.
On sanottava etukäteen, että Mailbox ei ole vallankumous. Kehitystiimi, joka pian sovelluksen julkaisun jälkeen (silloin vain iPhonelle ja pitkällä jonotuslistalla) osti Dropboxin sen menestyksen vuoksi, rakensi vain modernin sähköpostiohjelman, joka yhdistää muista sovelluksista tuttuja toimintoja ja menettelyjä. , mutta usein laiminlyöty sähköpostissa. Mutta vielä muutama viikko sitten minulla ei ollut järkeä käyttää Postilaatikkoa. Se oli olemassa pitkään vain iPhonessa, eikä ollut mitään järkeä hallita sähköisiä viestejä täysin eri tavalla iPhonessa kuin Macissa.
Mutta elokuussa Mailboxin työpöytäversio saapui vihdoin, toistaiseksi tarralla beeta, mutta se on myös riittävän luotettava, jotta se korvasi välittömästi edellisen sähköpostihallinnan: Mail from Apple. Olen toki vuosien varrella kokeillut muitakin vaihtoehtoja, mutta ennemmin tai myöhemmin päädyn aina palaamaan järjestelmäsovellukseen. Muut eivät yleensä tarjonneet mitään olennaista tai uraauurtavaa lisäksi.
Sähköpostin hallinta eri tavalla
Ymmärtääksesi Mailboxia, sinun on tehtävä yksi perusasia, ja se on aloitettava sähköpostin käyttö eri tavalla. Postilaatikon perusta on suosittujen tehtäväkirjojen ja ajanhallintamenetelmien esimerkin mukaisesti saavuttaa niin sanottu Inbox Zero eli tila, jossa postilaatikossa ei ole postia.
Henkilökohtaisesti lähestyin tätä menetelmää vähemmän pelolla, koska en ollut koskaan tottunut puhtaaseen sähköpostilaatikkoon, päinvastoin, kävin säännöllisesti läpi satoja vastaanotettuja viestejä, yleensä lajittelemattomina. Kuitenkin, kuten huomasin, Inbox Zero on järkevä, kun se toteutetaan oikein paitsi tehtävien välillä, myös sähköpostissa. Postilaatikko liittyy läheisesti tehtäviin - jokainen viesti on itse asiassa tehtävä, joka sinun on suoritettava. Kunnes teet asialle jotain, vaikka lukisit sen, se "säilee" postilaatikossasi ja vaatii huomiotasi.
Voit tehdä viestillä yhteensä neljä toimintoa: arkistoi se, poista se, lykkää sitä määräämättömäksi ajaksi/määrittelemättömäksi ajaksi, siirrä se oikeaan kansioon. Viesti katoaa postilaatikosta vain, jos käytät jotakin näistä vaiheista. Se on helppoa, mutta erittäin tehokasta. Samanlaista sähköpostin hallintaa voisi ehdottomasti harjoitella myös ilman Mailboxia, mutta sen avulla kaikki on sovitettu samanlaiseen käsittelyyn ja on vain muutaman eleen opettelua.
Sähköpostilaatikko tehtäväluettelona
Kaikki saapuvat sähköpostit menevät Saapuneet-kansioon, joka muutetaan Postilaatikon siirtoasemaksi. Voit lukea viestin, mutta se ei tarkoita, että sillä hetkellä se menettää lukemattoman viestin pisteen ja mahtuisi kymmenien muiden sähköpostien joukkoon. Saapuneet-kansion tulee sisältää mahdollisimman vähän viestejä ja olla odottamassa uusia, ilman, että niitä vastaanotettaessa tarvitse kahlata vanhoja, jo ratkaistuja "tapauksia".
Heti kun uusi sähköposti saapuu, se on käsiteltävä. Postilaatikko tarjoaa erilaisia toimenpiteitä, mutta alkeellisimmat näyttävät suunnilleen tältä. Saat sähköpostin, vastaat siihen ja arkistoit sen. Arkistointi tarkoittaa, että se siirretään Arkisto-kansioon, joka on itse asiassa eräänlainen toinen postilaatikko, jossa on kaikki viestit, mutta jo suodatettu. Pääpostilaatikosta voit arkistoinnin lisäksi myös poistaa viestin välittömästi, jolloin se siirretään roskakoriin, jossa et voi enää käyttää sitä esimerkiksi haun kautta, ellet Haluan nimenomaan tehdä niin, jotta tarpeettomat postit eivät enää häiritse sinua.
Mutta mikä tekee Mailboxista niin tehokkaan työkalun sähköpostin hallintaan, ovat kaksi muuta vaihtoehtoa viestien käsittelyyn Saapuneet-kansiossa. Voit lykätä sitä kolmella tunnilla, illaksi, seuraavaksi päiväksi, viikonlopuksi tai seuraavaksi viikoksi - sillä hetkellä viesti katoaa postilaatikosta ja ilmestyy siihen uudelleen "uutena" valitun ajan kuluttua. . Sillä välin se on erityisessä "lykätyt viestit" -kansiossa. Torkuttaminen on erityisen hyödyllistä, kun esimerkiksi et voi vastata sähköpostiin heti tai sinun on palattava siihen myöhemmin.
Voit lykätä uusia viestejä, mutta myös niitä, joihin olet jo vastannut. Tällä hetkellä Mailbox korvaa tehtävänhallinnan roolin, ja sinun on päätettävä, kuinka käytät sen vaihtoehtoja. Henkilökohtaisesti yritin useita kertoja yhdistää sähköpostiohjelman omaan tehtävälistaani (tapauksessani Things), eikä ratkaisu koskaan ollut ihanteellinen. (Macilla voi käyttää erilaisia skriptejä, mutta iOS:ssä ei ole mahdollisuutta.) Samaan aikaan sähköpostit linkitetään usein suoraan yksittäisiin tehtäviin, joiden suorittamiseksi minun piti löytää annettu viesti joko vastatakseni tai sen sisältöä.
Vaikka Mailboxissa ei ole mahdollisuutta yhdistää sähköpostiohjelmaa tehtävälistaan, se ainakin luo sellaisen itsestään. Lykätyt viestit muistuttavat sinua postilaatikossasi ikään kuin ne olisivat tehtäviä missä tahansa tehtävälistassa. Sinun tarvitsee vain opetella työskentelemään niiden kanssa.
Ja lopuksi, Mailbox tarjoaa myös perinteisen "arkistoinnin". Arkistoinnin sijaan voit tallentaa jokaisen viestin tai keskustelun mihin tahansa kansioon löytääksesi sen nopeasti myöhemmin, tai voit tallentaa aiheeseen liittyvät keskustelut yhteen paikkaan.
Helppo hallita, kuten alfa ja omega
Ohjaus on avain edellä mainittujen toimenpiteiden helppoon ja tehokkaaseen käyttöön. Mailboxin peruskäyttöliittymä ei eroa vakiintuneista sähköpostiohjelmista: vasemmassa paneelissa on luettelo yksittäisistä kansioista, keskimmäisestä paneelista viestiluettelo ja oikeasta paneelista itse keskustelut. Tietenkin puhumme Macista, mutta Mailbox ei ole myöskään erityisen huono iPhonessa. Ero on pääasiassa ohjauksessa - kun muissa sovelluksissa vain napsautat kaikkialla tai käytät pikanäppäimiä, Mailbox vetoaa yksinkertaisuuteen ja intuitiivisuuteen "pyyhkäisevien" eleiden muodossa.
Yhtä tärkeää on, että sormella pyyhkäiseminen viestin päällä siirtää sen myös tietokoneille, missä se on yhtä kätevä ratkaisu MacBookin kosketuslevyillä. Tämä on ero esimerkiksi Mail.appiin, jossa Apple on jo alkanut soveltaa vastaavia periaatteita ainakin iOS-versiossa, mutta Macilla se on edelleen hankala sovellus vanhoineen.
Postilaatikossa vedät viestin vasemmalta oikealle, näkyviin tulee vihreä arkistointia osoittava nuoli, sillä hetkellä päästät viestin irti ja se siirretään automaattisesti arkistoon. Jos vedät hieman pidemmälle, näkyviin tulee punainen risti, joka siirtää viestin roskakoriin. Kun vedät vastakkaiseen suuntaan, saat joko valikon, jolla voit siirtää viestin tai siirtää sen valittuun kansioon. Lisäksi, jos saat säännöllisesti sähköposteja, joita et halua käsitellä arkisin, vaan vain viikonloppuisin, voit asettaa niiden automaattisen lykkäyksen Postilaatikossa. Niin kutsuttu Automaattisen arkistoinnin, poistamisen tai tallennuksen pyyhkäisysäännöt voidaan asettaa mille tahansa viesteille.
Voimaa pienissä asioissa
Monimutkaisten ratkaisujen sijaan Mailbox tarjoaa yksinkertaisen ja puhtaan ympäristön, joka ei häiritse turhia elementtejä, vaan keskittyy ensisijaisesti itse viestin sisältöön. Lisäksi tapa, jolla viestit luodaan, luo tunteen, että et ole edes sähköpostiohjelmassa, vaan lähetät klassisia viestejä. Tätä tunnetta parantaa erityisesti Mailboxin käyttäminen iPhonessa.
Loppujen lopuksi Mailboxin käyttäminen yhdessä iPhonen ja Macin kanssa on uskomattoman tehokasta, koska mikään asiakas ei voi kilpailla Dropboxin sovelluksen kanssa, etenkään nopeuden suhteen. Mailbox ei lataa täydellisiä viestejä, kuten Mail.app, joita se sitten tallentaa yhä suurempina määrinä, vaan lataa vain ehdottoman välttämättömät osat teksteistä ja loput jää Googlen tai Applen palvelimille.1. Tämä takaa maksimaalisen nopeuden uusien viestien lataamisessa, minkä vuoksi postilaatikossa ei ole postilaatikon päivityspainiketta. Sovellus pitää jatkuvaa yhteyttä palvelimeen ja toimittaa viestin heti postilaatikkoon.
Myös synkronointi iPhonen ja Macin välillä toimii yhtä luotettavasti ja erittäin nopeasti, minkä tunnistat esimerkiksi luonnoksista. Kirjoitat viestin Macillasi ja jatkat sitä iPhonellasi hetkessä. Mailbox käsittelee luonnokset erittäin taitavasti – ne eivät näy erillisinä viesteinä luonnoskansiossa, vaan toimivat osana jo olemassa olevia keskusteluja. Joten jos alat kirjoittaa vastauksen Macillasi, se pysyy siellä, vaikka suljet tietokoneen, ja voit jatkaa kirjoittamista iPhonellasi. Avaa se keskustelu. Pieni haittapuoli on, että tällaiset luonnokset toimivat vain postilaatikoiden välillä, joten jos satut käyttämään postilaatikkoa jostain muualta, et näe luonnoksia.
Esteitä on edelleen
Postilaatikko ei ole ratkaisu kaikille. Monet eivät ehkä pidä Inbox Zero -periaatteesta, mutta ne, jotka harjoittavat sitä esimerkiksi tehtävien hallinnassa, voivat nopeasti pitää Mailboxista. Mac-version saapuminen oli avain sovelluksen käytettävyyteen, ilman sitä ei olisi järkevää käyttää Mailboxia vain iPhonessa ja/tai iPadissa. Lisäksi Mac-versio on avattu suurelle yleisölle useiden viikkojen ajan suljetusta betatestauksesta, vaikka se säilyttää edelleen beta-monikerin.
Tämän ansiosta voimme kohdata satunnaisia virheitä sovelluksessa, myös vanhoista viesteistä etsimisen laatu ja luotettavuus on huonompi, mutta kehittäjien sanotaan tekevän kovasti töitä asian eteen. Pelkästään arkistosta etsimistä varten jouduin joskus käymään Gmailin verkkokäyttöliittymässä, koska Mailboxiin ei ollut edes ladattu kaikkia sähköposteja.
Monet kuitenkin löytävät perustavanlaatuisen ongelman käynnistäessään itse Mailboxin, joka tällä hetkellä tukee vain Gmailia ja iCloudia. Jos käytät Exchangea sähköpostiin, et ole onneton, vaikka pidätkin postilaatikosta enemmän. Kuten joidenkin muiden sähköpostiohjelmien kohdalla, ei ole kuitenkaan vaaraa, että Dropbox luopuu sovelluksestaan ja lopettaisi sen kehittämisen, päinvastoin, voimme mieluummin odottaa Mailboxin jatkokehitystä, joka lupaa miellyttävämmän hallinnan. muuten epäsuositusta sähköpostista.
- Googlen tai Applen palvelimilla, koska Mailbox tukee tällä hetkellä vain Gmail- ja iCloud-tilejä. ↩
Hmm. Ennen kuin se voi tehdä Exchangen, se on minulle hyödytöntä.
Käytän päivittäin ja olen tyytyväinen.
Mutta on totta, että otan aina joko natiivisähköpostiohjelman tai Gmailin verkkokäyttöliittymän päälle hakua varten, koska Mailbox on aika epäluotettava siinä suhteessa (toivottavasti vielä).
Joskus se näyttää myös PDF-liitteen väärin, esimerkiksi Česká Spořitelnasta, maksuvahvistus, joka on PDF-muodossa, näkyy automaattisesti koko tekstinä sähköpostin tekstiosassa, ja sähköposti näkyy myös ilman liitettä.
Muuten hän kuitenkin auttoi minua kauniisti lajittelemaan xx vuoden aikana kertyneet sähköpostit, joten olen tyytyväinen. Useiden tilien yhdistäminen toimii myös hyvin.
Käytän sitä myös iPadilla/iPhonella ja odotan Exchangea, joten toistaiseksi Airmail Beta Macilla, jota suosittelen lämpimästi.
Valitettavasti tällä Gmailin rajoituksella se on hieman hyödytöntä, jos käytät yrityspostia...
Minulla on kysymys, onko mahdollista lajitella postia (myös manuaalisesti) eri kansioihin, ts. esimerkiksi vastaanottajien tai manuaalisesti luotujen kansioiden mukaan?
Jos ei, tietääkö kukaan sellaista?
Olen lähinnä huolissani iOS-ympäristöstä.
kiitos
Kyllä, suodattimia käyttämällä. Luot postilaatikoita vastaanottajien ja/tai ryhmien nimillä ja suodattimilla, joihin syötät parametrit jokaiselle lisäsuodattimelle, sitten sähköpostit menevät haluamaasi paikkaan ja ne lajitellaan automaattisesti.
Anteeksi virheeni. Unohdin sanoa, että Gmail ja iCloud eivät riitä minulle.
Haluaisin jotain universaalia. Kokeilin nyrkkeilijää, mutta hän ei pystynyt siihen.
Luulen, että Macin Mail.appin suodattimia voidaan käyttää mihin tahansa postilaatikkoon. Mutta ne suoritetaan vain, kun sovellus käynnistetään ja sähköpostit ladataan (ne eivät toimi palvelimella)
Paitsi Exchangen vuoksi, pysyn järjestelmän Mailissa ja MailHub-lisäosassa – lisäosa auttaa merkittävästi viestien lajittelussa ja järjestämisessä ja voi jopa asettaa muistutuksen tietystä viestistä. Itse asiassa se voi tehdä tässä kuvatut ominaisuudet ja jotain muuta. Itse asiassa minun on vielä löydettävä lisäosa, joka näyttäisi sähköpostin liitteet erillään viestien rungosta ja mahdollisuus avata Word- ja Excel-asiakirjoja suoraan asiakasikkunassa ja mahdollisuus kopioida sisältö (kuten MS Outlook) ja minulla ei olisi mitään, mitä kaipaisin Mailissa: -)
Eikö iOS:lle ole jotain samanlaista kuin MailHub?
Tämän sovelluksen alku oli minulle melko hankala. Mutta kun pystyimme lajittelemaan sähköpostit lyhyessä ajassa, olen alkanut nauttia tästä sovelluksesta.
Minua vain häiritsee se, että en voi asettaa muita sähköpostiviestejäni, jotka olen määrittänyt gmailiin odeiden aikana.
erittäin hidas iphone 4:ssä (iOS 7). Sen sijaan klassinen Mail.app on erittäin nopea. Joten palasin takaisin klassiseen, joka on viritetty järjestelmällä.
Onko mahdollista työskennellä postilaatikossa olevien Mail.app-sähköpostien kanssa? Minulle olisi hyödyllistä saavuttaa synkronointi suhteellisen uuden kansion kanssa, joka parantaisi merkityn roolin. Nykyisessä työnkulussa lajittelen sähköpostit merkittyihin ja viimeisimpiin
Minusta näyttää siltä, että sovellus syö melko paljon akkua (ip5s ja ios7). Onko kenelläkään vastaavaa kokemusta?
miksi näen 2700 sähköpostia kuvakkeen yläpuolella? eikö sovellus osaa erottaa luetun ja lukemattoman välillä?
Tämä on postilaatikon nollaperiaate. Viesti katsotaan ratkaistuksi vain, kun se on siirretty arkistoon. Ei ole mitään järkeä erottaa luettuja ja lukemattomia viestejä, vaan lasketaan vain postilaatikossa olevat viestit.
Olen käyttänyt sovellusta noin kuukauden ja alkuinnostukseni on vähitellen muuttumassa pettymykseksi. Idea on hieno, mutta sovellus on edelleen melko ei-toivottu. Erityisesti minua häiritsee seuraavat asiat – kun sähköposteja on paljon, se on uskomattoman hidasta iOS 4:llä varustetussa iPhone 7.1s:ssä, kun klikkaan viestiä ketjussa, jossa on paljon keskustelua, se alkaa satunnaisesti rullata johonkin tekstin keskellä, enkä voi liittää liitteitä ipad airiin (kun napsautat asianmukaista painiketta, mitään ei tapahdu). Tämän päivän kohokohta oli, kun työstin sähköpostiani iPhonella, tallensin sen luonnokseen, palasin siihen hetken kuluttua iPadilla, lopetin kirjoittamisen, lähetin sen ja sitten huomasin, että luonnos oli lähetetty ilman lisämuokkauksia. Olen kuitenkin melko varma, että lähetin koko viestin. Joten etsin todistettua vaihtoehtoa. Onko kukaan ratkaissut samanlaista ongelmaa?